مبانی سازمان و مدیریت

[آقا فریبرز]

به نام خداوند بخشایشگر مهربان​

خب. مبحثی رو در مورد مبانی سازمان و مدیریت شروع می‌کنم. به امید اینکه در کار و زندگی شما در آینده مفید واقع بشه. در این بحث من میام و نکات مهمی که شما در آینده به احتمال زیاد در سازمانی که در اون کار می کنید برای مدیریت افرادی که تحت مدیریت شما هستن رو براتون بازگو می‌کنم. در صورتی که مورد پسند دوستان قرار بگیره بحث رو ادامه می‌دم.



[size=12pt]کلیات

مدیریت چیست؟
یکی از مهم ترین فعالیت ها در زندگی اجتماعی بشر امروز، مدیریت است. اصطلاح مدیریت به معنی فرآیند انجام کارها به طور اثربخش و کارا، به وسیله دیگران است. برای رسیدن به چنین اهدافی، مدیران فرآیندی را دنبال می‌کنند که شامل اجزایی چون تصمیم گیری، برنامه ریزی، سازماندهی، هدایت، نظارت و کنترل است. این ها، چهار وظیفه اصلی یک مدیر هستند. [nb]الوانی، سید مهدی. مدیریت عمومی. سال 77[/nb] (الوانی، 1377، ص17)
گربه چشار (Cheshire Cat) در بخشی از داستان آلیس در سرزمین عجایب می‌گوید که:

اگر اهمیت ندهید به کجا می‌خواهید بروید، مهم نیست از کدام مسیر خواهید رفت.

تصمیم گیری در همین جمله بالا خلاصه می‌شود. یعنی مشخص کردن هدف و نتیجه مورد نظر. رویه تدوین استراتژی کلی برای دسترسی به آن اهداف و تهیه برنامه های عملیاتی بخش برنامه ریزی را شامل می‌شوند. سازماندهی، وظیفه دیگر مدیران است. طراحی ساختار سازمان (چه وظایفی باید انجام شوند، چه کسی چه وظیفه ای دارد، چه کسی به چه کسی گزارش می‌دهد و...) از جمله بخش های مختلف سازماندهی هستند. هدایت و هماهنگی بخش ها و افراد مختلف سازمان نیز بر عهده مدیر است. ما این کار را رهبری می‌نامیم. وقتی مدیران به کارکنان خود انگیزه می‌دهند، فعالیت هایشان را هدایت می‌کنند، موثر ترین کانال های ارتباطی را انتخاب می‌کنند یا تعارضات بین آنها را رفع میکنند در حقیقت رهبری انجام داده اند.[nb]

Robbins, S. and D. Decenzo (2001) Fundamentals of Management.​

[/nb] (رابینز و دی سنزو، 2001، ص102)



مدیران در جاهایی کار می‌کنند که آن را سازمان می‌نامیم. بنابراین قبل از این که بدانیم مدیران چه کسانی هستند و چه کار می‌کنند، باید منظورمان را از عبارت سازمان روشن کنیم.

سازمان

مفهوم و اهمیت سازمان
انسان به ندرت توجه می‌کند که روزی در یک بیمارستان به دنیا آمده، از یک سازمان دولتی شناسنامه گرفته، در یک سازمان درس خوانده و مدرک گرفته، شرکت یا شرکت هایی را راه اندازی کرده و یا در آنها فعالیت داشته، از یک سازمان (شرکت) ساختمانی، خانه خریده و در نهایت در سازمان عسالخانه به خاک سپرده می‌شود.[nb]

Aldrich, H. (1979). Organizations and Environment.​

[/nb] (آلدریچ. 1979، ص3)

سازمان عبارت است از مجموعه ای از افراد که برای تحقق اهدافی معین همکاری می‌کنند. (شرمرهورن، 1996، ص26) به بیان دیگر سازمان به هر موسسه ای اطلاق می‌شود که دارای هدفی مشخص، افراد یا اعضاء و یک ساختار سیستماتیک باشد. (رابینز و دی سنزو، 2001، ص89) در ادامه تعریفی جامع ارائه می‌کنیم که مورد قبول دانشمندان مدیریت می‌باشد:

« سازمان عبارتست از یک ماهیت اجتماعی ، دارای هدف و ساختار و مرز قابل تشخیص »​

در این تعریف چهار عنصر کلیدی مد نظر است: [nb]

Daft, R. L. (1992). Organizational Theory and Design​

[/nb] (دفت، 1992، ص7)
[list type=decimal]
[*]سازمان ها دارای ماهیت اجتماعی هستند: سازمان از افراد و گروه ها تشکیل شده است. افراد سازمان به منظور انجام وظایف اساسی با یکدیگر در تعامل هستند. پس عنصر اصلی هر سازمانی، نیزوی انسانی آن است.
[*]سازمان ها هدفمند هستند: سازمان ها آگاهانه و با طرح و نقشه قبلی و برای رسیدن به یک یا چند نتیجه خاص به وجود می‌آیند.
[*]سازمان ها دارای ساختار مناسب هستند: به منظور انجام درست فعالیت ها هر سازمان به بخش هایی تقسیم می‌شود تا از طریق سازماندهی مناسب بین واحد ها و گروه ها، هماهنگی لازم ایجاد گردد. *
[*]سازمان ها مرز قابل تشخیص دارند: مرز، عناصر داخلی و بیرونی را مشخص می‌کند. اعضای سازمان ها مرز سازمان ها هستند.آنها باعث میشوند سازمان از محیط خود و سایر سازمان ها قابل تشخیص باشد. [/list]

* در سازمان رکن اصلی این نیست که مجموعه ای از سیاست ها و رویه ها ارائه گردد. سازمان از افراد و رابطه ای که با یکدیگر دارند تشکیل می‌شود. در سیستم های مدیریت کنونی به اهمیت منابع انسانی توجه می‌شود و تازه ترین روش ها به گونه ای طرخ ریزی می‌شود که اختیارات بیشتری به کارکنان واگذار شود و آنها بتوانند از فرصت ها استفاده های مطلوب تر و بیشتری ببرند، در تامین هدف های عمومی، مطالب جدیدی بیاموزند و نقشی فعال تر بر عهده بگیرند.
به هر حال سازمان های کنونی (بسیاری از آنها) در تلاشند تا در سطح افقی کارها را هماهنگ کنند و بدین منظور تیم هایی از کارکنان، متعلق به تخصص های مختلف تشکیل می‌دهند. تا آنها برای طرح خاصی همکاری کنند.[nb]مقدسی، علی رضا و کردستانی، سیامک. مبانی سازمان و مدیریت سال 93[/nb] (مقدسی، 1393، صص17-18)

سه ویژگی اصلی همه سازمان ها کدامند؟
ویژگی اول: هدف مشخص هر سازمان به صورت یک یا محموعه ای از اهداف تعریف می‌شود.
ویژگی دوم: هیچ قصد یا هدفی به خودی خود قابل دستیابی نیست، پس سازمان اهداف را مجاب می‌کند برای نیل به اهداف همکاری کنند.
ویژگی سوم: همه سازمان ها از ساختار سازمانی ** برای هدایت و کنترل رفتار اعضای خود استفاده می‌کنند.

** نکته: ممکن است در ساختار سازمان چنین مقرر شده باشد که افراد موظفند که مسائل مربوط به نیروی انسانی را به طور مستقیم با رییس اداره مربوطه مطرح و رفع کنند. در حالی که اگر کارکنان دریابند که مطرح کردن اینگونه مساول با معاون اداره مذکور نتایج مطلوب تری به دست می‌دهد، به وی مراجعه خواهند کرد. این در یک سازمان غیر رسمی *** امری طبیعی است.

*** سازمان رسمی و غیر رسمی:
سازمان رسمی آن است که به طور قانونی بنیان گذاری می‌شود؛ تعداد مشاغل، حدود وظایف و اختیارات، نحوه انجام فعالیت ها و ... در آن مشخص می‌شود. (حال می‌گویید این حقیقت ها در واقعیت رخ نمی‌دهد؟ بله،) گاهی گفته می‌شود که سازمان های رسمی حالت خیالی دارند. زیرا سازمان ها آن گونه که پیش بینی شده است عمل نمی‌کنند. در واقع، این سازمان غیر رسمی است که حالت تعریف شده را نشان می‌دهد. (توجیه این مساله اینه که اگر اینطور نبود، این سازمان های غیر رسمی توانایی کار کردن با سازمان های رسمی رو نداشتن. چون اونها ازشون پاسخ میخوان. متنش طولانی بود من همین به نظرم کافیه برای توجیهش)[nb]

Glueck, W. F. (1977). Management.​

[/nb]

در ادامه در مورد مدیریت خواهم نوشت.​